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AUDITORÍAS TÉCNICAS
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1. ¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA TÉCNICA?
Una auditoría técnica o evaluación técnica del estado de una
instalación analiza la degradación que ha sufrido una instalación con
el paso del tiempo. Es una especie de fotografía instantánea del estado
técnico en que se encuentra el conjunto de una instalación y de cada
uno de los equipos que la componen. Puede decirse que una auditoría
técnica sirve para determinar todos los fallos que presenta una planta
industrial en un momento determinado. Con esos datos, es posible
determinar qué equipos necesitan ser sustituidos completamente, por
haber llegado al final de su vida útil, y qué reparaciones habría que
efectuar en la instalación para que volviera a estar en un estado
técnico aceptable.
Por supuesto, su realización requiere un profundo conocimiento de la
instalación, por lo que sólo puede ser realizado por personal experto
de los equipos principales y auxiliares que componen la planta, y con
una demostrada experiencia en ese tipo de trabajo.
2. SITUACIONES EN LAS QUE ES INTERESANTE REALIZAR UNA AUDITORÍA TÉCNICA
A. Puesta a punto de instalaciones
En instalaciones degradadas, especialmente en aquellas más en
refineria
vejecidas de lo que por su tiempo de funcionamiento resultaría lógico,
los responsables de la planta pueden plantearse realizar una auditoría
técnica con el objetivo de mejorar los resultados de producción. La
auditoría puede ser realizada por los propios técnicos que
habitualmente trabajan en ella, dirigidos incluso por el responsable de
mantenimiento: con facilidad y rapidez, serán capaces de identificar
prácticamente todos los puntos de la planta que se encuentran en mal
estado. Incluso, no será necesario que realicen ninguna prueba, ya que
su trabajo del día a día hace que tengan una visión perfectamente clara
de todos los puntos que hay que solucionar.
En el caso de que el nivel técnico de los profesionales habituales no
sea el necesario para realizar una evaluación de este tipo, que se
tenga dudas sobre su imparcialidad y buen criterio, o simplemente, que
se quiera tener una opinión externa, se recurre a empresas
especializadas. Hay que tener en cuenta que aunque el conocimiento de
la instalación que tienen los técnicos que habitualmente trabajan allí
es muy alto, la costumbre hace que no vean determinados fallos o que
nos les concedan importancia, simplemente porque se han acostumbrado a
convivir con esos problemas. Es sorprendente en ese sentido como el
personal de mantenimiento habitual y/o sus responsables no son a veces
capaces de identificar en un informe una cimentación agrietada, la
falta de protecciones de seguridad de una máquina, una tubería que
lleva años descolgada, un grave problema de corrosión que afecta a una
estructura, etc. La contratación externa de este tipo de trabajos,
además de aportar unos conocimientos y experiencia que los técnicos
propios no tienen por qué tener, aporta una visión imparcial y no
contaminada por el día a día.
B. Evaluación la operación y el mantenimiento de una instalación
Es indudable que la calidad del mantenimiento y de la forma de operar
una instalación industrial tienen su reflejo en el estado técnico en
que se encuentra en cada momento. De esta forma, si el personal de
producción y el de mantenimiento trabajan de forma óptima, la planta se
mantendrá en buen estado durante la vida útil estimada inicialmente,
incluso mucho más tiempo. En cambio si alguna de estas áreas no está
gestionada correctamente, la instalación se resentirá, disminuyendo la
fiabilidad, la disponibilidad y la vida útil.
Por tanto, una forma de evaluar si la producción y el mantenimiento son
óptimos o excelentes es comprobar periódicamente en qué estado se
encuentra la instalación, examinando tanto el conjunto de la
instalación como cada uno de sus componentes principales. Con ello se
consigue por un lado ‘fotografiar’ el estado de la instalación en cada
momento, pero por otro, identificar hábitos de producción o
mantenimiento incorrectos.
C. Evaluación de la gestión de un contratista de operación y/o mantenimiento
Los contratos de operación y mantenimiento (contratos O&M) y los
contratos de mantenimiento integral van ganando terreno en determinados
tipos de instalación, como las plantas de producción de energía y
algunos tipos de plantas rrefineria01elacionadas con el petróleo. En
ellas, como se verá al hablar de este tipo de contratos, el propietario
actúa como un mero inversionista y se desentiende completamente de la
operación y/o el mantenimiento de la planta, contratando para esas
funcionesa una empresa especializada.
Cuando transcurrido un tiempo de funcionamiento de estos contratos, y
especialmente cuando han de renovarse o cuando van a cancelarse, el
propietario necesita conocer el estado en que se encuentra la
instalación y la gestión de los activos que ha realizado su
contratista. En estos casos, está más que justificado contratar a una
empresa externa e independiente que analice la instalación y determine
todos los puntos que se encuentra en un estado inaceptable.
Este tipo de actuaciones tiene dos efectos:
- Por un lado, garantiza que la instalación tendrá una larga vida útil
- Por otro lado hace que el contratista se sienta ‘observado’,
sobre todo si la realización de auditorías se realiza de forma periódica
D. Operaciones de compra o venta de instalaciones
Un cliente que compra una instalación industrial en un proceso de
fusión o de adquisición de empresas necesita conocer el estado en que
se encuentran los activos. La mejor forma de llevarlo a cabo es contar
con los servicios de una empresa externa, ajena a la operación,
imparcial, y experta conocedora de ese tipo de instalación.
E. Estudio de una posible inversión, revisión o ampliación en una planta industrial
Antes de realizar una ampliación de una instalación o realizar una
parada con un alto coste, conviene tener la seguridad de que la
instalación se encuentra en un estado suficientemente bueno como para
invertir una fuerte cantidad de dinero con la seguridad de que será
rentable. Así, si una planta se encuentra fuertemente degradada y debe
aumentarse su capacidad productiva porque el mercado lo está
demandando, el propietario tendrá que valorar si es preferible ampliar
la
planta o diseñar una nueva con mayor capacidad; si hay que realizar una
revisión general con un alto coste, habrá que conocer cuál es el estado
de determinados equipos, pues puede suceder que realizar la parada y la
correspondiente inversión resulten inútiles dado el estado de la
instalación.
Estas decisiones pueden tomarse de manera intuitiva, o puede contarse con la ayuda de una empresa
especializada para que elabore un informe sobre el que tomar la decisión.
F. Análisis de la instalación antes de firmar un contrato de mantenimiento de gran alcance
Antes de firmar un contrato de mantenimiento integral o un contrato de
operación y mantenimiento en una instalación que lleve funcionando un
tiempo bajo la responsabilidad de otro, y que supondrá la asunción de
grandes responsabilidades para la empresa contratista, es conveniente
que ésta realice una auditoría técnica para determinar en qué estado se
encuentra las instalaciones.
Con los resultados de esa auditoría el contratista podrá:
- Determinar con mayor exactitud su presupuesto y el precio de la oferta
- Conocer las trabajos de puesta a punto que debe realizar en la instalación
- Excluir en el contrato determinadas reparaciones de las que el
contratista que va a iniciar su trabajo no es responsable, y obligar al
propietario a entregar al contratista una planta en buen estado
- Conocer los puntos débiles de la instalación
Es una temeridad para una empresa contratista firmar un contrato de
gran alcance sin conocer con exactitud el estado en que ‘hereda’ la
instalación
3. FORMA DE LLEVAR A CABO UNA AUDITORÍA TÉCNICA
Para llevar a cabo este trabajo, normalmente se divide la instalación
en áreas. Para evaluar cada una de ellas, se diferencia entre lo que
tiene que hacer (punto de vista funcional), y cómo consigue hacerlo
(punto de vista técnico).
Para analizar la instalación desde el punto de vista funcional, el
primer paso es definir lo que tiene que hacer esa área, esto es, cuál
es su función o funciones e incluso es posible cuantificarlo fijando
las especificaciones que debe cumplir. Determinadas estas funciones, y
fijados los rangos normales de funcionamiento o especificaciones, se
estará en disposición de comprobar si ese área es capaz de cumplir la
función para la que está destinada. Así, por ejemplo, la función de una
estación de gas es proporcionar combustible gas a una temperatura, una
presión y con un grado de suciedad determinados a la entrada del equipo
que utiliza este combustible, midiendo además el caudal consumido. Si
consigue hacer esto correctamente, en los diferentes modos de operación
posibles, puedrefineria04e decirse que el sistema ‘funciona’
correctamente. De esta forma se comprueba si desde un punto de vista
funcional la planta cumple sus especificaciones.
Pero las especificaciones puede alcanzarlas de forma incorrecta. Por
ejemplo, en la estación de gas suele haber dos filtros de entrada, uno
de ellos funcionando en reserva por si el otro tuviera algún problema.
Es posible que el filtro de reserva esté fuera de servicio, incluso
completamente destruido. La estación de gas alcanzará sus
especificaciones correctamente (desde un punto de vista funcional el
sistema funciona, cumple sus especificaciones), pero con uno de los
filtros fuera de servicio. Si sólo se analizan las especificaciones
globales del área no sería posible determinar que un filtro de reserva
está fuera de servicio. Es indudable que la fiabilidad de la planta no
es la misma con los dos filtros disponibles y en buen estado que con
uno. Por ello, no sólo es necesario conocer si un sistema determinado
alcanza sus especificaciones, sino también cómo las alcanza (en este
ejemplo, con sus equipos de reserva en buen estado). Por todo ello, la
evaluación técnica de una instalación debe realizarse en dos partes:
una primera, en la que para cada área se realiza una serie de pruebas
funcionales, que tratan de determinar si el área cumple su función
perfectamente, y una serie de inspecciones técnicas que tratan de
determinar si el estado técnico de cada uno de los equipos
significativos que componen esa área es el correcto.
¿Hasta qué limite hay que detallar el estudio? ¿Es necesario determinar
el estado de cada tornillo? Evidentemente, no. Un análisis exhaustivo
de cada elemento que compone la planta haría que el estudio fuera caro
y largo. En cada caso hay que determinar hasta donde llegar. La
realización de una Auditoría Técnica no está exenta de dificultades
para su realización. Las dos fundamentales son el coste y la
interferencia con la normal explotación de la planta. La planificación
de la auditoría se convierte así en una cuestión fundamental, no solo
para poder realizar esta al mínimo coste posible, sino incluso para
hacerla viable.
Para facilitar su planificación es necesario dividir el conjunto de pruebas en varias categorías:
- Pruebas y/o inspecciones que pueden realizarse sin interferir con
la operación normal de la planta y que tienen un coste bajo o nulo. Se
trata fundamentalmente de inspecciones visuales y lecturas de
parámetros, bien con la instrumentación normal instalada en la planta o
con otra montada expresamente para la realización de estas pruebas. Se
trata también de chequeos en equipos redundantes o que no tienen un
funcionamiento continuo.
- Pruebas que interfieren con la operación normal, pero con un
coste bajo. Supone situar la planta en unas condiciones especiales,
realizando incluso determinadas maniobras que condicionan el programa
de carga de la planta. El inconveniente que presenta su realización no
es tanto el coste en sí de la prueba, sino el coste que conlleva situar
la planta a una carga diferente a la óptima desde el punto de vista
económico. Pueden ser pruebas para las que es necesario parar la
planta, situarla en determinadas condiciones (mínimo técnico, carga
base)o hacer variaciones de carga (rampas de subida o de bajada de
potencia, etc.).
- Pruebas de alto coste que no afectan al programa de carga. Son
pruebas para las que se necesitan medios de los que no se dispone en la
planta, o personal con conocimientos especiales en el manejo de
determinados equipos o especialidades concretas (metalurgia, química,
alta tensión). Pueden ser pruebas como la termografía (para la que se
necesitan medios especiales – cámara termográfica-) y conocimientos en
esa materia.
- Pruebas de alto coste con influencia en el programa de carga. Es el caso más desfavorable.
Clasificando las pruebas en las categorías que se indican se facilita
enormemente el proceso de programación de cada una de las inspecciones.
Por un lado, hay un primer grupo de pruebas que no es necesario
programar, pues pueden realizarse en cualquier momento con personal y
medios de la planta. En segundo lugar, hay un grupo de pruebas que
deben realizarse cuando se prevea que la planta estará en una situación
determinada durante el tiempo suficiente (parada, a plena carga, a
carga base, subiendo o bajando carga). Tampoco presentará este grupo de
pruebas mayor complicación que el de buscar el momento más adecuado, el
momento en que no tiene interferencia con la explotación comercial. El
tercer grupo, el de aquellas que no afectan al programa de carga pero
tienen un alto coste. La única complicación es buscar presupuesto para
realizarlas. Y por último, el grupo de pruebas más complicado de
encajar es aquel compuesto por las que tienen un alto coste y además
interfieren con el programa de carga. Curiosamente, más del 60% de las
pruebas que se proponen para determinar el estado técnico de la planta
corresponden al tipo ‘a realizar sin afectar el programa de carga y de
bajo coste’. Por tanto, la mayor parte de las verificaciones que se
proponen no tienen ningún obstáculo para ser realizadas.
4. LA CONTRATACIÓN DE AUDITORÍAS TÉNICAS
Una empresa de mantenimiento puede ofrecer sus servicios para
determinar el estado técnico de una instalación. Evidentemente, será
aconsejable que la empresa conozca ese tipo de instalación, pues en
caso contrario es dudoso que pueda aportar información realmente útil.
Es decir, la empresa a la que se encarga el trabajo de evaluar
técnicamente la planta debe ser una experta conocedora no de las
instalaciones industriales a nivel genérico, sino de ese tipo de
insrefineria05talación concreto. Además, es conveniente que la
imparcialidad de sus observaciones esté garantizada. Por ello, si la
empresa está vinculada al contratista que realiza la operación y
mantenimiento de la instalación, o si puede usar este informe para que
se le adjudique un contrato, los resultados de su informe tendrán al
menos una sombra de duda.
En este caso más que en ningún otro es necesario contar con
contratistas expertos en este tipo de trabajos, y asegurar que el
personal que lo va a llevar a cabo también es suficientemente experto.
5. ERRORES HABITUALES AL REALIZAR AUDITORÍAS TÉCNICAS
El objetivo final de una auditoría técnica es realizar un informe sobre
el estado de la instalación para que, basado en él, los responsables de
la instalación tomen importantes decisiones sobre ella. Estas
decisiones pueden ser:
- Comprar o vender una instalación
- Renovar o cancelar un contrato con un contratista de mantenimiento
- Determinar las acciones necesarias para realizar una puesta a
punto de la instalación, e incluso, estudiar la viabilidad
económico-técnica de llevarla a cabo
- Realizar una inversión en la instalación
- Iniciar un contrato de mantenimiento de gran alcance
Es fácil entender que si una auditoría técnica está mal realizada los
resultados sean incompletos e incluso inválidos. Eso hará que las
decisiones que se tomen basadas en ese informe puedan ser erróneas.
Entre los errores que pueden cometerse al realizar auditorías técnicas
están los siguientes:
- No contar con una empresa suficientemente experimentada. Una
auditoría técnica no puede ser realizada por cualquier empresa, incluso
aunque tenga experiencia en la realización de determinados trabajos de
mantenimiento. Debe disponer de la metodología adecuada, de
determinadas herramientas de diagnóstico y sobre todo, de personal
experimentado
- Que la empresa que lo realice no sea imparcial. Cuando la empresa
que realiza la auditoría tiene intereses en la instalación, en el
contratista o con el propietario, las conclusiones de su informe
siempre estará bajo sospecha, a menos que estén muy bien fundamentadas.
- Que las pruebas e inspecciones con las que se va a determinar el
estado de la instalación no sean las correctas. El error habitual
consiste en definir tareas de inspección sencillas de realizar, siendo
ese el criterio más importante para definirlas. Las pruebas que
determinan el estado de una instalación son las que son, sean fáciles o
difíciles de realizar. Intentar simplificar las pruebas puede hacer que
sus resultados no sean fiables.
- Que las pruebas e inspecciones planificadas no se lleven a cabo.
Una vez determinadas y acordadas las pruebas que se van a realizar, hay
que llevarlas efectivamente a cabo. Si por razones de producción, de
complejidad o de colaboración del personal habitual una parte de las
pruebas e inspecciones no se realiza, el informe no será completo y por
tanto, puede ser que las conclusiones no lo sean tampoco.
- Que el informe no sea el adecuado. Realizadas todas las pruebas
necesarias, es imprescindible que los resultados y las conclusiones se
reflejen en un informe suficientemente detallado y clarificador. Es
conveniente además que tenga dos partes diferenciadas y fácilmente
localizables: un resumen ejecutivo, que contendrá las conclusiones más
importantes y que será lo que leerá la alta dirección, y un detalle de
las pruebas y resultados obtenidos, que será lo que lean los técnicos y
mandos intermedios responsables de la planta.
- Que las conclusiones del informe no se lleven a cabo. Una
auditoría técnica se realiza con el objetivo de determinar el estado de
una instalación. Si las conclusiones no se llevan a la práctica y los
puntos que se determinan como incorrectos no se solucionan, puede
considerarse que la auditoría habrá sido una pérdida de tiempo y de
dinero
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